Conditions Générales de Vente.

Objet et champ d'application

Les présentes Conditions Générales de Vente (ci-après les « CGV ») régissent les relations contractuelles entre la société Northlink, Société par actions simplifiée à associé unique (SASU) au capital de 100,00 €, dont le siège social est situé 58D rue Charles de Gaulle, 08090 Tournes, France, immatriculée au RCS de Sedan sous le numéro SIREN 104 890 645 (n° de gestion 2026B00220), n° de TVA intracommunautaire FR67 104 890 645, représentée par Damien SOHIER en qualité de Président, éditrice du service CoffreSIV accessible à l'adresse coffresiv.fr (ci-après « CoffreSIV » ou « l'Éditeur »), et toute personne morale professionnelle habilitée au Système d'Immatriculation des Véhicules (ci-après « le Client ») souscrivant un abonnement au service.

Les CGV ont pour objet de définir les conditions dans lesquelles CoffreSIV met à disposition du Client un service de coffre-fort numérique conforme à la norme NF Z42-020, destiné à l'archivage à valeur probante des dossiers SIV.

Définitions

Dans les présentes CGV, les termes suivants ont la signification ci-après :

• Service : le service de coffre-fort numérique CoffreSIV, conforme à la norme NF Z42-020, destiné à l'archivage à valeur probante des dossiers du Système d'Immatriculation des Véhicules.
• Client : toute personne morale professionnelle habilitée SIV par le Ministère de l'Intérieur ayant souscrit un abonnement au Service.
• Habilitation SIV : autorisation administrative délivrée par la préfecture permettant à un professionnel d'effectuer des télétransmissions au Système d'Immatriculation des Véhicules.
• Coffre-fort numérique : espace numérique sécurisé permettant le stockage à valeur probante de documents électroniques avec scellement, horodatage qualifié et accessibilité dans le temps, conformément à la norme NF Z42-020.
• Dossier SIV : ensemble des pièces justificatives liées à une démarche d'immatriculation déposées dans le coffre-fort.
• Abonnement : contrat par lequel le Client souscrit au Service moyennant le paiement d'un tarif mensuel ou annuel.

Conditions de souscription

3.1 — Qualité du Client

Le Service est exclusivement destiné aux professionnels habilités SIV. Le Client garantit, lors de sa souscription, qu'il est titulaire d'une habilitation SIV en cours de validité délivrée par la préfecture compétente.

Tout Client souscrivant au Service doit être une personne morale professionnelle agissant dans le cadre de son activité (B2B). Les particuliers ne peuvent pas souscrire au Service.

3.2 — Procédure de souscription

La souscription se fait en ligne sur le site coffresiv.fr selon les étapes suivantes :

1. Création d'un compte avec les informations professionnelles du Client (raison sociale, SIRET, adresse, numéro d'habilitation SIV) ;
2. Choix du plan d'abonnement (Essentiel ou Pro+) et de la périodicité (mensuelle ou annuelle) ;
3. Acceptation des CGV ;
4. Renseignement du moyen de paiement ;
5. Validation de la commande et activation du coffre-fort.

3.3 — Activation du coffre-fort

L'activation du coffre-fort engage des opérations techniques et réglementaires (provisionnement chez l'opérateur d'archivage, génération des empreintes de scellement, déclaration aux autorités compétentes). À ce titre, aucune période d'essai gratuite n'est proposée. La facturation démarre dès la validation de la commande.

Description du service

4.1 — Fonctionnalités

CoffreSIV met à disposition du Client un coffre-fort numérique conforme à la norme NF Z42-020, incluant :

• Archivage à valeur probante des dossiers SIV avec horodatage qualifié ;
• Scellement automatique de chaque pièce déposée ;
• Conservation légale des documents pendant 5 ans à compter de la date d'immatriculation ;
• Accès direct préfecture par code horodaté en cas de contrôle ;
• Hébergé en France ;
• Mises à jour réglementaires automatiques.

4.2 — Plans d'abonnement

CoffreSIV propose deux plans d'abonnement :

4.3 — Gestion et plafonnement du quota

Le quota de chaque plan — 200 dossiers pour le plan Essentiel, 600 dossiers pour le plan Pro+ — s'apprécie par période de 12 mois à compter de la date de souscription et se renouvelle automatiquement à chaque date anniversaire. Lorsque le Client atteint 90 % de son quota, une alerte est envoyée par email et affichée dans son espace client afin de l'avertir suffisamment tôt. Une fois le quota atteint (200 dossiers en Essentiel, 600 dossiers en Pro+), l'archivage de nouveaux dossiers est automatiquement suspendu : le Client ne peut plus créer de nouveau dossier jusqu'au renouvellement de sa période annuelle ou jusqu'à l'augmentation de sa capacité. Les dossiers déjà archivés demeurent intégralement accessibles et consultables, sans interruption. Pour continuer à archiver immédiatement, le Client au plan Essentiel peut passer au plan Pro+ à tout moment ; le Client au plan Pro+ est invité à contacter CoffreSIV afin d'étudier une solution adaptée à son volume.

Tarifs et modalités de paiement

5.1 — Tarifs en vigueur

Les tarifs sont exprimés en euros, hors taxes (HT). La taxe sur la valeur ajoutée (TVA) au taux en vigueur applicable selon le lieu d'établissement du Client est appliquée au moment de la facturation.

5.2 — Remise annuelle

Le paiement annuel donne lieu à une remise commerciale équivalente à 2 mois offerts par rapport au tarif mensuel. Cette remise est subordonnée à un engagement de 12 mois (cf. Article 6).

5.3 — Moyens de paiement

Le paiement s'effectue exclusivement par carte bancaire (Visa, Mastercard, American Express) via le prestataire Stripe, certifié PCI DSS. Aucune donnée bancaire n'est stockée sur les serveurs de CoffreSIV. La carte du Client est tokenisée chez Stripe pour les prélèvements récurrents.

5.4 — Échéances de paiement

Pour les abonnements mensuels : le premier prélèvement intervient à la validation de la commande. Les prélèvements suivants ont lieu à la même date chaque mois.

Pour les abonnements annuels : un prélèvement unique correspondant au montant annuel intervient à la validation de la commande, puis à chaque date anniversaire.

Le Client reçoit systématiquement un email 7 jours avant chaque prélèvement.

5.5 — Échec de paiement

En cas d'échec de prélèvement (carte expirée, plafond dépassé, compte insuffisamment provisionné), le Client est informé immédiatement par email. Une nouvelle tentative est effectuée 3 jours plus tard, puis 7 jours plus tard.

Pendant cette période, le coffre-fort reste pleinement opérationnel. Au-delà de 15 jours d'impayé, l'accès au Service est suspendu temporairement (les archives sont conservées intactes). Le Client peut régulariser à tout moment depuis son espace client.

5.6 — Facturation

Les factures sont émises automatiquement à chaque échéance, au format PDF, avec toutes les mentions légales obligatoires : SIRET, n° TVA intracommunautaire, taux et montant de TVA, conditions de paiement. Elles sont disponibles à tout moment dans l'espace client du Client et envoyées par email.

5.7 — Révision des tarifs

CoffreSIV se réserve le droit de modifier ses tarifs à tout moment. Une révision peut s'appliquer à l'ensemble des clients ou à une ou plusieurs catégories de clients définies selon des critères objectifs (plan d'abonnement souscrit, volume de dossiers, périodicité, date de souscription). Une révision visant une catégorie n'affecte pas les clients des autres catégories.

Toute revalorisation ne s'applique qu'aux nouveaux clients ou, pour les clients existants concernés, après un préavis minimum de 90 jours notifié par email. Le Client concerné peut alors refuser la nouvelle tarification et résilier sans frais avant son entrée en vigueur.

Durée et engagement

6.1 — Abonnement mensuel

L'abonnement mensuel est conclu sans engagement de durée. Il se renouvelle automatiquement chaque mois, à date anniversaire, jusqu'à résiliation par le Client.

6.2 — Abonnement annuel

L'abonnement annuel est conclu pour une durée d'engagement de 12 mois, en contrepartie de la remise commerciale de 2 mois offerts. À l'issue de cette période, l'abonnement se renouvelle automatiquement par tacite reconduction pour une nouvelle période de 12 mois, sauf résiliation par le Client dans les conditions de l'Article 7.

Résiliation

7.1 — Résiliation par le Client (abonnement mensuel)

Le Client peut résilier son abonnement mensuel à tout moment depuis son espace client, dans la section « Mon abonnement ». Aucun courrier recommandé n'est exigé. Aucun motif n'est requis. Aucun frais de résiliation n'est appliqué.

La résiliation prend effet à la fin du mois en cours. Le mois en cours reste dû, sans pénalité ni remboursement au prorata.

7.2 — Résiliation par le Client (abonnement annuel)

Pour l'abonnement annuel, la résiliation peut être demandée à tout moment depuis l'espace client. L'abonnement annuel étant réglé en une seule fois à la souscription, le Service reste actif jusqu'au terme de la période de 12 mois déjà payée. La résiliation prend effet à ce terme et empêche la reconduction tacite pour une nouvelle période. La période en cours n'est pas remboursée, même partiellement.

7.3 — Résiliation par CoffreSIV

CoffreSIV peut résilier l'abonnement de plein droit, après mise en demeure restée sans effet pendant 15 jours, en cas de :

• Non-paiement de plus de 30 jours ;
• Manquement grave du Client à ses obligations ;
• Utilisation frauduleuse ou non conforme du Service ;
• Perte de l'habilitation SIV par le Client.

7.4 — Résiliation à l'initiative de CoffreSIV sans motif

Indépendamment des cas de résiliation pour manquement prévus à l'article 7.3, CoffreSIV se réserve le droit de mettre fin à l'abonnement sans avoir à justifier d'un motif, dans les conditions de préavis suivantes :

• Abonnement mensuel : CoffreSIV peut résilier l'abonnement à tout moment, moyennant un préavis de 30 jours notifié au Client par email à l'adresse associée à son compte. La résiliation prend effet à l'expiration de ce délai. Aucune nouvelle mensualité n'est prélevée au-delà de la date d'effet et la dernière période entamée n'est pas remboursée au prorata.
• Abonnement annuel : CoffreSIV peut s'opposer à la tacite reconduction de l'abonnement annuel en notifiant le Client par email au moins 60 jours avant la date de renouvellement. L'abonnement prend alors fin au terme de la période annuelle en cours, sans reconduction. Le Client conserve l'accès au Service jusqu'à ce terme et n'est redevable d'aucune somme au titre de la période non engagée.

Cette faculté de résiliation, qui répond notamment à des impératifs d'organisation, de sécurité ou d'évolution du Service, s'exerce de bonne foi et ne dispense pas CoffreSIV de ses obligations jusqu'à la date d'effet de la résiliation.

7.5 — Conséquences immédiates de la résiliation

Dès l'effet de la résiliation, le Client perd la possibilité de déposer de nouveaux dossiers dans son coffre-fort ainsi que l'accès en consultation libre à ses archives depuis son espace client. La récupération de ses données s'effectue exclusivement selon les modalités prévues à l'Article 8.

7.6 — Effet sur l'habilitation SIV

Récupération et transfert des données

8.1 — Délai de récupération

À compter de la date d'effet de la résiliation, le Client dispose d'un délai de 30 jours calendaires pour demander la récupération ou le transfert de ses données archivées, selon les modalités prévues aux articles 8.2 et 8.3. Pendant ce délai, l'accès en consultation libre depuis l'espace client n'est plus disponible : la récupération des données s'effectue uniquement par la prestation d'export ou de transfert décrite ci-après.

8.2 — Récupération des données

Le Client peut demander la récupération complète de ses données archivées (export au format PDF/A avec horodatages et empreintes de scellement) moyennant le paiement d'un forfait de 190 € HT. Ce forfait correspond au coût de la prestation d'export facturée par l'opérateur d'archivage certifié NF Z42-020. Cette prestation comprend :

• Export de l'intégralité des dossiers au format PDF/A ;
• Génération d'une archive ZIP signée numériquement ;
• Mise à disposition d'un lien de téléchargement sécurisé pendant 30 jours ;
• Certificat d'export attestant de l'intégrité des données.

8.3 — Transfert vers un autre prestataire

Le Client peut demander le transfert de ses archives vers un autre coffre-fort numérique conforme NF Z42-020 moyennant le paiement d'un forfait de 190 € HT. Cette prestation comprend :

• Coordination technique avec le prestataire destinataire ;
• Migration des dossiers avec conservation des empreintes de scellement et horodatages ;
• Certificat de transfert attestant de l'intégrité des données ;
• Vérification de la bonne réception par le prestataire destinataire.

La demande de récupération ou de transfert doit être formulée par email à l'adresse contact@coffresiv.fr dans le délai de 30 jours suivant la résiliation.

8.4 — Suppression définitive

À l'issue du délai de 30 jours prévu à l'article 8.1, et après l'envoi d'une relance par email restée sans réponse pendant 7 jours, les données du Client sont définitivement supprimées des serveurs de CoffreSIV avec preuve d'élimination, conformément au RGPD et à la norme NF Z42-020. Un certificat de destruction peut être fourni au Client sur demande.

Obligations du client

Le Client s'engage à :

• Fournir des informations exactes, complètes et à jour lors de la souscription et tout au long de la relation contractuelle ;
• Maintenir une habilitation SIV en cours de validité ;
• Utiliser le Service conformément aux lois et règlements en vigueur, notamment l'arrêté du 1^er juillet 2025 et la norme NF Z42-020 ;
• Ne déposer dans le coffre-fort que des documents licites et conformes à leur destination (dossiers SIV) ;
• Conserver la confidentialité de ses identifiants de connexion ;
• Informer CoffreSIV sans délai de toute utilisation frauduleuse de son compte ;
• Régler les sommes dues aux échéances convenues.

Obligations de CoffreSIV

CoffreSIV s'engage à :

• Fournir un Service conforme à la norme NF Z42-020 et à l'arrêté du 1^er juillet 2025 ;
• Garantir la disponibilité du Service avec un objectif de 99,5 % de disponibilité annuelle (hors maintenance programmée et cas de force majeure) ;
• Assurer l'intégrité, la confidentialité et la traçabilité des dossiers archivés ;
• Héberger les données sur le territoire français, dans des datacenters situés en France métropolitaine ;
• Maintenir gratuitement la conformité du Service aux évolutions réglementaires françaises (arrêtés, normes AFNOR, recommandations CNIL) ;
• Notifier le Client en cas d'incident de sécurité dans les délais légaux ;
• Apporter une assistance dans les conditions du plan souscrit (support email, prioritaire, etc.).

Conformité réglementaire

CoffreSIV est conçu pour répondre aux exigences :

• De l'arrêté du 1^er juillet 2025 imposant aux professionnels habilités SIV de disposer d'un coffre-fort numérique à compter du 1^er août 2026 ;
• De la norme NF Z42-020 relative aux coffres-forts numériques à valeur probante, certifiée par AFNOR Certification ;
• Du Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD).

Le Client est informé que la conformité du Service ne dispense pas le Client lui-même de respecter ses obligations professionnelles en tant qu'habilité SIV (qualité des dossiers, conservation des originaux papier le cas échéant, déclarations préfectorales, etc.).

Confidentialité et données personnelles

CoffreSIV est responsable du traitement des données personnelles du Client (informations professionnelles, identité du dirigeant, contacts) au sens du RGPD. Le traitement de ces données est régi par la Politique de Confidentialité de CoffreSIV.

S'agissant des données contenues dans les dossiers SIV archivés (données personnelles des clients finaux du Client : nom, adresse, pièce d'identité, etc.), le Client est responsable de traitement et CoffreSIV est sous-traitant au sens du RGPD. Un Accord de Sous-traitance des Données (Data Processing Agreement) est conclu entre les parties et accessible depuis l'espace client.

Les données du Client sont hébergées exclusivement sur le territoire français.

Propriété intellectuelle

CoffreSIV demeure titulaire de l'ensemble des droits de propriété intellectuelle relatifs au Service, notamment : marque, nom de domaine, code source, interfaces, design, documentation, et tous éléments techniques ou graphiques associés.

Le Client conserve l'intégralité des droits sur les documents et données qu'il dépose dans le coffre-fort. CoffreSIV n'acquiert aucun droit sur ces contenus.

Toute reproduction, représentation, modification ou exploitation non expressément autorisée du Service ou de ses composants est strictement interdite et constitue une contrefaçon sanctionnée par les articles L. 335-2 et suivants du Code de la propriété intellectuelle.

Responsabilité

14.1 — Responsabilité de CoffreSIV

CoffreSIV met en œuvre tous les moyens raisonnables pour assurer la disponibilité, l'intégrité et la sécurité du Service. La responsabilité de CoffreSIV est engagée selon une obligation de moyens, et non de résultat, sauf concernant la conformité technique à la norme NF Z42-020 (obligation de résultat).

La responsabilité de CoffreSIV ne saurait être engagée en cas :

• D'utilisation non conforme du Service par le Client ;
• De fausse déclaration ou information erronée fournie par le Client ;
• De défaillance du fait du Client (équipement, connexion internet, etc.) ;
• De force majeure au sens de l'Article 15 ;
• D'attaque informatique malveillante non imputable à un manquement de CoffreSIV.

14.2 — Plafond de responsabilité

En tout état de cause, la responsabilité de CoffreSIV envers le Client, toutes causes confondues, ne pourra excéder le montant des sommes payées par le Client au cours des 12 derniers mois précédant le fait générateur du dommage.

14.3 — Responsabilité du Client

Le Client est seul responsable des conséquences de ses propres manquements à ses obligations professionnelles d'habilité SIV, notamment vis-à-vis de la préfecture, de ses propres clients, et des autorités de contrôle.

Force majeure

Aucune des parties ne pourra être tenue pour responsable d'une inexécution de ses obligations résultant d'un cas de force majeure tel que défini par l'article 1218 du Code civil et la jurisprudence des juridictions françaises.

Sont notamment considérés comme cas de force majeure : catastrophes naturelles, conflits armés, attentats, pandémies, grèves générales, panne généralisée des réseaux de télécommunication, défaillance des fournisseurs d'infrastructures (datacenters, opérateurs cloud) ne pouvant être contournée.

La partie invoquant la force majeure en informe l'autre dans les meilleurs délais. Si la situation de force majeure perdure plus de 60 jours, chacune des parties pourra résilier le contrat de plein droit, sans indemnité.

Modification des CGV

CoffreSIV se réserve le droit de modifier les présentes CGV à tout moment, notamment pour tenir compte des évolutions techniques, légales ou réglementaires.

Toute modification substantielle est notifiée au Client par email au moins 30 jours avant son entrée en vigueur. Le Client dispose alors de la possibilité de :

• Accepter les nouvelles CGV (acceptation tacite par poursuite de l'utilisation du Service après l'entrée en vigueur) ;
• Refuser les nouvelles CGV et résilier l'abonnement sans frais avant leur entrée en vigueur.

Droit applicable et litiges

17.1 — Droit applicable

Les présentes CGV sont régies par le droit français.

17.2 — Règlement amiable

En cas de différend, les parties s'engagent à rechercher une solution amiable préalablement à toute action contentieuse. La partie souhaitant exposer un litige adresse une réclamation écrite à l'autre partie, qui dispose de 30 jours pour y répondre.

17.3 — Médiation

À défaut de règlement amiable, les parties peuvent recourir à un médiateur désigné d'un commun accord. Les frais de médiation sont partagés à parts égales.

17.4 — Tribunaux compétents

À défaut de règlement amiable ou par médiation, tout litige relatif à la formation, à l'exécution, à l'interprétation ou à la résiliation des présentes CGV sera soumis à la compétence exclusive du Tribunal de commerce de Sedan, nonobstant pluralité de défendeurs ou appel en garantie.

Contact

Pour toute question relative aux présentes CGV, à votre abonnement ou au Service, vous pouvez contacter CoffreSIV aux coordonnées suivantes :

Pour toute demande relative à la protection des données personnelles, vous pouvez consulter notre Politique de Confidentialité ou contacter le responsable du traitement à l'adresse contact@coffresiv.fr.